Während für Sachgüter eindeutige Beschreibungen eines Produktes beispielsweise über Normen geregelt sind, fehlen derartige eindeutige Spezifikationen für Dienstleistungen. Selbst auf Konzernebene ist eine eindeutige Identifikation einer Dienstleistung aus diesem Grunde nur schwer möglich.

Einen Lösungsansatz stellt die PAS 1018 dar, die die Grundstruktur zur Beschreibung von Dienstleistungen in der Ausschreibungsphase in Form einer öffentlich verfügbaren Anforderung des DIN vorgibt.

Das Ergebnis ist dabei auf Basis von vier Phasen entstanden. Während in der ersten Phase die Grundstruktur für eine Ausschreibung erhoben und definiert wurde, stand in der zweiten Phase die Erarbeitung eines einheitlichen Beschaffungsprozesses im Vordergrund, auf dessen Grundlage in der dritten Phase relevante Beschreibungskriterien abgeleitet werden konnten. In der dritten Phase wurden die Beschreibungskriterien zudem einheitlich strukturiert, eher in der letzten Phase eine Validierung der erarbeiteten Grundstruktur erfolgte, in dem selbige prototypisch in ein elektronisches Beschreibungsformular überführt wurde.

Das angefertigte Produktmodell zur Spezifikation von Dienstleistungen unterscheidet die Dimensionen Verantwortlicher bzw. Beteiligter, die jeweilige Beschaffungsphase und die der Beschaffungsphase zugeordneten Kriterien.

Während der Phase der Bedarfserkennung keine Kriterien zugeordnet, lassen sich in der Phase der Bedarfsbeschreibung 12 Kriterien aufführen:

1. Leistungspositionen
2. Identifikation
3. Klassifikation
4. Erbringunsort
5. Einsatzfaktoren
6. Objekt
7. Umfeld/Schnittstellen
8. Berichterstattung
9. Quantitative Angaben
10. Qualitative Angaben
11. Zeitlicher Ablauf
12. Sonstige Vereinbarungen

Die sich anschließende Phase der Kostenschätzung erhält als Spezifikationskriterium den (13.) Vorgabepreis. In der organisatorischen Dimension sind in diesen ersten drei Phasen der Prozessverantwortliche als Bedarfsträger und der Mitwirkende als Verantwortlicher für die Beschaffung aufgeführt.

In den folgenden drei Phasen wird diese Zuordnung invertiert. An die Phase der Kostenschätzung schließt sich die Phase der Beschaffungsmarktanalyse an, für die ebenfalls keine Kriterien definiert wurden.

Es folgt die Phase der Auswahl potentieller Lieferanten, die um das Kriterium (14.) Anforderungen / Präqualifikationen ergänzt wurde.

Die abschließende Phase der Ausschreibung erhielt die Spezifikationskriterien (15.) Liefer- und Zahlungsbedingungen, sowie (16.) Angebotspreis des Auftragnehmers.

Die aufgeführten 16 Kriterien sind somit als eine Grundstruktur zu verstehen, durch die sich jede Dienstleistung auf einer sehr allgemeinen Ebene mit einer einheitlichen Struktur beschreiben lässt und somit ein Vergleich mit anderen Dienstleistungen ermöglicht wird.

Die Tatsache, dass keine Parameter für spezielle Dienstleistungstypen unterstützt werden, schränkt die Aussagekraft der Grundstruktur jedoch ein, wodurch die Notwendigkeit der Weiterentwicklung hervorgehoben wird, die jedoch immer unter Beibehaltung der Grundstruktur erfolgen sollte.